 |
|
Rune Løvdal
Effektivitetsexpert
|
– En önskan om kostnadsbesparingar är det viktigaste motivet för outsourcing av lön-, HR- och ekonomiprocessen, men även viljan att effektivisera dessa områden. Då är det viktigt att outsourcingsprocessen är förankrad både strategiskt och operationellt.
Det säger Rune Løvdal, som är expert på outsourcing
Varierade vinstmöjligheter
– Om man outsourcar processerna till en specialiserad partner som har detta som kärnverksamhet uppnår man, förutom reducerade kostnader, även reducerad risk.
– Övriga viktiga fördelar är flexibel tillgång till resurser och kompetens och tillgång till ledande teknik och funktionalitet i IT-systemstöd, säger han vidare.
Riskerna minskar avsevärt om man outsourcar processerna till en specialiserad partner.
Fokus på resursanvändning
Han poängterar att förutsättningen för att outsorcingen ska ge vinster är en ändringsprocess i förhållande till hur arbetet utförs i dag, med fokus på att reducera den totala resursanvändningen. Huvudfaktorn för att få till det är att digitalisera så mycket av processerna som möjligt med hjälp av IT-baserat systemstöd, i tillägg till att arbeta så smart som möjligt för bästa praxis.
– För att kunna leverera en tjänst som uppfyller kundens förväntan är det ett måste att kunden och leverantören är överens. Det är viktigt att outsourcingsprocessen är operationellt förankrad och att parterna är överens om vad innehållet i tjänsteleveransen ska vara. För att kunna ge ett riktigt och marknadsrätt pris är det väsentligt att leverantören erbjuder att utföra arbetet efter sina standardrutiner. Genom att arbeta efter standardrutiner kan kunderna få ett lägre pris, till följd av stordriftsfördelar hos leverantören, förklarar Rune Løvdal.
Nödvändiga ändringar
Han förklarar att detta innebär att kunden måste ändra sina rutiner och arbetsprocesser relaterat till lön och personal, eller ekonomi. Det är viktigt att det redan tidigt i processen påpekas att detta är nödvändiga ändringsprocesser, som kommer ge mätbar kvalitet på tjänsterna till en väsentligt lägre pris. Lika viktigt är det att dessa förändringar måste kommuniceras till anställda i företaget. Det måste informeras om konsekvens av ändrade processer och verktyg och vad detta innebär för den enskilde användaren.
Det är vanligt att informationen till anställda om nya arbetsrutiner i organisationen glöms bort eller underskattas. Kunden och leverantören måste gemensamt se till så att alla anställda förstår varför ändringarna görs, och förtydliga att de förändrade rutinerna faktiskt innebär förenklingar i förhållande till hur de har det i dag.
Strategisk och operationell förankring
– För att lyckas med outsourcing av tjänster är det viktigt att processen både är strategiskt och operationellt förankrad, och att alla är lojala gentemot den förändring som sker i företaget.
– Det kan vara en stor omställning för de anställda. Rätt hantering av förändringsprocessen är en förutsättning för att säkra leveranskvalitén och uppnå de vinstmål man har satt upp, avslutar Rune Løvdal.
Läs mer om outsourcingtjänster från Visma »