 |
|
Fredrik Kristiansson
Effektivitetsexpert
|
Att upphandla 100 procent elektroniskt sparar tid, ökar effektiviteten och gör det lättare för alla leverantörer att svara på upphandlingar.
Det säger Fredrik Kristiansson på Opic Group AB, expert på upphandling och upphandlingssystem.
Men vad är då egentligen 100 procent elektronisk upphandling och varför bör man som inköpare satsa på ett upphandlingssystem?
– Många upphandlingar sköts idag elektroniskt via bifogade filer och e-post. Detta är smidigt, men underlättar föga i upphandlings- och utvärderingsarbetet. Enligt mig är inte detta 100 procent elektronisk upphandling, säger han.
Att upphandla 100 procent elektroniskt sparar tid, ökar effektiviteten och gör det lättare för alla leverantörer att svara på upphandlingar.
Levande dokument
– För att få full effekt så krävs det att man jobbar med helt elektroniska och databasbaserade förfrågningsunderlag i ett webbaserat upphandlingssystem. Givetvis så skall man i ett upphandlingssystem också kunna hantera alla övriga kända filformat som word, excel och pdf.
– Databasbaserade förfrågningsunderlag är ”levande” dokument. Man bygger upp sina frågor, viktar dem och lägger upp den utvärderingsmodell man önskar direkt i ett elektroniskt dokument. Leverantörerna svarar direkt på internet ända fram till sista anbudsdagen klockan 23.59.59.
Bevakar automatiskt
– Alla frågor och svar sköts elektroniskt genom systemet och dokumenteras på ett tydligt och överskådligt sätt. Det finns massor av fördelar med detta arbetssätt. Till exempel kan en leverantör inte skicka in sitt anbud om man missat obligatoriska krav eller helt missat att svara på frågor. Då får leverantören en varningssignal, som också talar om vad man missat.
Detta innebär i sin tur att köparsidan aldrig får in anbud med missade skall-krav och ofullständiga anbud, vilket sparar dem massor av tid vid utvärderingen.
Enkelt att jämföra olika anbud
Just utvärderingen är en av de stora anledningarna till att man bör starta och jobba med helt elektroniskt upphandlingsförfarande, anser Fredrik Kristiansson.
– Att öppna anbuden tar cirka 30 sekunder oavsett om man får in åtta eller 105 anbud. I samband med öppningen så får varje leverantör en poängsumma baserat på hur de har svarat på de olika frågorna. Utifrån denna summa så rangordnas leverantörerna. Alla uppgifter ligger direkt i systemet och man får automatisk ut öppningsprotokoll och resultatrapport.
– Under utvärderingen så kan man enkelt jämföra varje anbud för sig eller alla emot varandra. Man kan enkelt arbeta sig igenom fråga för fråga från varje enskild leverantör. Möjligheterna att vända och vrida på de olika svaren är i princip obegränsade. När man slutligen bestämt sig för en vinnare så skapar systemet automatiskt ett tilldelningsmeddelande som skickas ut till de olika leverantörerna.
Vill ni veta mer om Visma TendSign så kontakta:
Fredrik Kristiansson
Sales Manager OPIC Systems
Tel 0704-82 20 67
fredrik.kristiansson@opic.com