 |
|
Rickard Hansen
Effektivitetsexpert
|
– Elektroniskt fakturahantering är ett område där man snabbt kan skaffa sig stora effektivitetsvinster. Frågan är inte om manuell hantering av inkommande pappersfakturor och bilagor kommer att försvinna, utan snarare när.
Effektivitetsexperten Rickard Hansen, menar att fakturan är en tidstjuv, och här ger han några exempel på varför:
– Många använder mycket tid på uppföljning av inkommande fakturor som går på kors och tvärs i verksamheten och mellan flera avdelningschefer. Många leverantörer använder fel bolagsinformation på sina fakturor som kan resultera att fel faktura hamnar hos fel avdelningschef. Fakturan skickas vidare, utan att ekonomiavdelningen meddelas detta. I efterhand använder man tid på att ta reda på vem som till sist hade mottagit fakturan.
Frågan är inte om manuell hantering av inkommande pappersfakturor och bilagor kommer att försvinna, utan när.
Elektronisk hantering ger snabbare uppföljning
– Med elektronisk fakturahantering sker denna uppföljningen mycket snabbare och ekonomiavdelningen har hela tiden kontroll på var, och hos vem alla inkommande fakturor finns. Även uppföljning av påminnelser blir mer effektiv. Detta minimerar även risken för räntekostnader.
Spar tid på administration
En annan aspekt är själva registreringen, av fakturan som helt klart är en tidskrävande uppgift om man tänker på hur många fakturor ekonomiavdelningen mottar om året.
– En lösning på detta är använda standardiserade kanaler för att ta emot elektroniska fakturor, fortsätter Rickard.
– Alla fakturor innehåller information om kunduppgifter, fakturadatum, förfallodatum och belopp. Systemet kommer att rapportera avvikelser, så att ekonomiavdelningen har möjlighet att utföra en manuell kontroll av fakturor och konteringar.
Ta bort pappersfakturan
En tredje vinst är den elektroniska arkiveringen. Med alla bilagor samlade i ett elektronisk system kommer hyllmeter med pärmar minskat avsevärt.
– Behovet av "dubbel bokföring" kommer också att försvinna när alla kontorschefer har tillgång till sina fakturor genom ett enkelt användargränssnitt.
Automatisk matchning
– Den kanske viktigaste effekten av elektronisk fakturahantering är möjligheten att elektroniskt kunna matcha en elektronisk faktura med en elektronisk inköpsorder, menar Rickard.
– Genom att inköpsordern är konterad och attesterad innan den går i väg till leverantören får man kontroll på fakturan på ett helt annat sätt än tidigare.
Läs mer om vilka lösningar Visma erbjuder inom elektronisk fakturahantering »