Visma TendSign – en användarvänlig On-Demand lösning för elektronisk upphandling
Visma TendSign är ett av marknadens modernaste upphandlingssystem. Visma TendSign består av en huvudmodul som heter TendSign Upphandling, denna kompletteras sen med ett antal tilläggsmoduler. I nedanstående avsnitt beskrivs dessa lite mer översiktligt.
TendSign
TendSign och upphandlingsmodulen är ett processorienterat upphandlingsverktyg. Det innebär att systemet anpassar sin arbetsprocess för varje specifik upphandling baserat på vilka val som görs under arbetets gång. Om exempelvis en urvals-, selektiv eller förhandlad upphandling väljs så fås en utökad arbetsprocess som innehåller de extra steg som en upphandling i två steg innebär. Denna process hanterar kopplingen till register med ansökning om att få lämna anbud, urval och vidare hantering och distribution av underlag till endast de som valts ut att delta i fortsatta delar av upphandlingen osv.
TendSign upphandling innehåller fem stora block med bl.a. följande underliggande funktionalitet:
1. Projektsammansättning och aktivitetsplanering
Denna del innehåller upphandlingens tids, rättighets- och aktivitetsplan. Systemet föreslår automatiskt en tidsplan beroende på vilken typ av upphandling som väljs. All data kring denna tidsplan går att bevaka med automatik, eller utifrån egna påminnelser som valts att läggas in i systemet. I denna del sätts även rättigheterna upp på de personer som skall vara med i upphandlingsprojektet. Det finns olika rättighetsnivåer, såsom läs- eller skrivrättigheter, att välja bland. Dessa kan också sättas upp under begränsade tider. Detta nyttjas ofta då beställare och eventuella konsulter bjuds in som stöd vid utarbetande av underlag i ett specifikt upphandlingsprojekt. Här kan alltså en total samverkan ske mellan individer och andra konsulter och organisationer med utgångspunkt från systemet.
2. Förfrågningsunderlag och mallar
Här skapas förfrågan. Valfriheten är stor, man kan välja att göra en helt elektronisk databasbaserad förfrågan via ett flertal inbyggda utvärderingsmodeller, men den kan också göras i Word, Excel, pdf eller annat valfritt filformat. Man kan också använda Pärmen, som kan hantera obegränsad mängd data för bygg och entreprenad upphandlingar, i valfritt filformat. Alla tre sätten kan användas i en och samma upphandling. Det går enkelt att bygga upp ett obegränsat mallbibliotek för sig själv och för alla som man vill skall ha tillgång till mallarna. Man kan t.o.m. komma åt mallarna på genomförda upphandlingar från alla som gör upphandlingar i systemet. I detta block så viktar man också sin förfrågan enligt den utvärderingsmodell som önskas. Man märker upp de delar i underlaget som är viktade så att de är väl synliga för leverantören. Vidare så kan man härifrån gå in och simulera anbud. Detta görs genom att låtsas vara leverantör och svara på den egna förfrågan direkt i systemet innan den annonseras. Detta är ett utmärkt sätt att se hur ens egen viktning slår innan förfrågan blir definitiv.
3. Annonsering och konkurrensutsättning
Här görs all annonsering automatiskt via ett helt integrerat annonseringsstöd. Alla obligatoriska uppgifter fylls automatiskt i formulären. Själva annonseringssteget innebär att kontrollera annonsen och eventuellt fylla i ytterligare ej obligatorisk information. Här kan man också bestämma var annonsen skall publiceras. I detta steg så ligger också en möjlighet till automatisk webbspegling av upphandlingarna. Detta innebär att en upphandling direkt visas på organisationens hemsida eller på valfri webbplats. Denna spegling kan vi bygga upp enligt era egna önskemål på design och struktur. Det sista steget i detta block "annonsering". Visma TendSign är en certifierad eSender vilket innebär att annonser skickas digitalt till TED vilket kan förkorta anbudstiden.
4. Anbudsgivning
Upphandlaren kan välja hur en leverantör skall lämna anbuden. Antingen elektroniskt eller via bifogade filer. Den stora fördelen med Visma TendSign är att en leverantör kan lämna anbud direkt on-line via www.tendsign.com, via ett eget anbudsgivarkonto. Anbudsgivarkontot innehåller ett flertal möjligheter. Som leverantör kan man t.ex. filtrera hela underlaget och ta fram enbart alla skall-krav, obesvarade frågor mm. De delar som är besvarade kan färdigmarkeras och på så sätt kan en leverantör löpande arbeta sig igenom underlaget. Det går heller inte att skicka in ett ofullständigt anbudssvar eller att skicka in ett anbud som inte uppfyller angivna skall-krav utan att systemet ger en varning. Allt detta sparar mycket tid för båda parter, leverantörer såväl som för upphandlare.
5. Utvärdering, tilldelning och avtal
När de digitala anbuden kommer in öppnas dessa i systemet. Detta görs med en automatisk stegprocess. Öppningen går mycket snabbt. Om viktning har använts finns anbuden utvärderade och rangordnade. Ett originalanbud ligger alltid fast. Om öppna frågor finns för egen poängsättning fylls dessa poäng i och ny rangordning skapas. Efter att en vinnare utsetts skapas automatiskt öppningsprotokoll, tilldelningsbeslut etc direkt inne i systemet. Till slut överförs alla de i anbudsförfrågan avtalsmarkerade dokumentdelarna över till ett avtalsutkast. Eventuell efterannonsering sköts med automatik då alla uppgifter följer med i hela processen.
Beskrivning av tilläggsmoduler i Visma TendSign:
Visma TendSign Direktupphandling
Denna modul är uppbyggd med en väldigt enkel process för att kunna hantera mindre och snabba inköp. Denna modul kan också användas för en andra konkurrensutsättning. Tanken med denna modul är att även icke-upphandlare på ett enkelt och strukturerat sätt kan genomföra sina inköp. En stor fördel är dock att allt dokumenteras och blir spårbart i systemet.
Visma TendSign Upphandlingsbibliotek
I TendSign finns möjlighet att komma åt en unik databank av de flesta genomförda upphandlingar som gjorts i Sverige de senaste sju åren. På ett strukturerat och sökbart sätt finns det idag över 200 000 genomförda upphandlingar. Flertalet av dessa innehåller kompletta underlag, samt i vissa fall ligger avtal och tilldelningsbeslut direkt kopplade till upphandlingen. Detta är ett utmärkt sätt att se hur andra upphandlare/inköpare skrivit sina förfrågningar inom alla typer av områden. Det är också ett bra sätt att göra en aktiv ”benchmarking” av marknaden och dess priser och villkor.
Visma TendSign Rättsfallsbibliotek
Rättsfallsbiblioteket är en unik modul. Visma kontaktar idag alla länsrätter och instanser i Sverige och samlar in alla domar som finns inom offentlig upphandling. Alla domar från 2003 har samlats in. Domarna har sedan kopplats ihop med rätt förfrågningsunderlag och gjorts sökbara. Detta bibliotek är ett utmärkt sätt att titta på och lära hur det gått i olika former av överprövningar och vilka fel och tveksamheter som uppstått.
Visma TendSign Pärmen
Pärmen används främst av upphandlande myndigheter/enheter och privata företag som arbetar mycket med teknik- och entreprenadupphandlingar där handlingarna är komplexa och normalt stora, t.ex. ritningar. Här kan alla dokument, av godtyckligt format, laddas upp på ett strukturerat sätt så att potentiella leverantörer direkt kan läsa dem på Internet. Det är möjligt då det finns en inbyggd Viewer i Pärmen som kan hantera alla kända dataformat. Det går att mäta och zooma direkt i verktyget. Det finns också digitala kopplinga till flera tryckerier så att en ritning kan fås utskriven. Genom att använda Pärmen finns det stora ekonomiska besparingar att göra för en upphandlare – istället för att trycka upp och skicka iväg papperskopior (stora pärmar i vissa fall) eller cd-skivor så skickas bara en länk via systemet till leverantören. Det vi noterat är att genom Pärmen så har också flera stora enheters olika typer av upphandlare för första gången kunnat förenas i ett gemensamt verktyg. Ofta arbetar t.ex. entreprenadupphandlare/beställare för sig och ”vanliga” upphandlare för sig. Nu kan båda dessa typer av upphandlare arbeta i ett och samma system, vilket leder till att kontrollen av alla inköp blir betydligt bättre och enklare att hantera.
Visma TendSign Kreditbevakning
I denna modul kan man sätta upp vilka parametrar man önskar att bedöma och kontrollera sina leverantörer utifrån. Bland annat är det direkt vid anbudsöppning möjligt att se en leverantörs ekonomiska status genom röda och gröna flaggor. Dessa markeras utifrån de kriterier man själva ställt upp som bedömningsgrund. Ni kan också sätta en löpande kontroll på era avtalsleverantörer.
Kreditbevakningsmodulen består av tre nivåer:
• Första nivån hanterar SKV4820 upplysningar och en del andra grundläggande uppgifter i samband med att anbud öppnas.
• Andra nivån ger fylligare bolagsdata
• Tredje nivån ger en fullständig kreditrapport.
I modulen ingår också en löpande bevakning av utvalda leverantörer, där bevakningsportföljer kan sättas upp med olika känslighet.
Visma TendSign e-auktion
Via denna modul så kan ni jobba med auktioner. Modulen stöder möjlighet till omvänd auktion, och den är möjlig att använda vid andra konkurrensutsättning eller som avslutning på en elektronisk upphandling.
Visma TendSign Integration
Består av ett antal gränssnitt som gör det möjligt att koppla ihop och integrera TendSign med andra system. Det finns över 1 000 s.k. WebServices skapade för att kunna importera, exportera, uppdatera och radera information i systemet. Dessa rutiner används både för generella utbyten av data såsom t.ex. med kreditupplysningsföretag för att kontrollera organisationsnummer och uppdatera adressuppgifter från officiella register men kan också användas för att göra specifika kopplingar och datautbyten med kundlokala system så som t.ex. automatiserad spegling av personalregister nattetid.
Det finns också enklare rutiner direkt i det webbaserade användargränssnittet för t.ex. Export av data till Excel eller andra inläsningsbara format för användning i dagligt bruk av upphandlaren själv.
Exempel på referenskunder till TendSign:
Posten, Skatteverket, Stockholms stad serviceförvaltningen, SKL Kommentus, Göteborg Energi, Lunds kommun, Lunds och Göteborgs universitet, Solna stad, Uno-gruppen (9 kommuner i Stockholms län), Halmstads kommun, Växjö kommun, Riksdagsförvaltningen m.fl.
Vill ni veta mer om Visma TendSign så kontakta:
Fredrik Kristiansson
Sales Manager OPIC Systems
Tel 0704-82 20 67
fredrik.kristiansson@opic.com