Labs 2

Långa ledtider. Travar med fakturor. Sena månadsbok-slut. Ekonomisk uppföljning med förbättringspotential. Papper som skickades fram och tillbaka inom och utanför koncernens väggar. Så såg vardagen ut för medarbetarna på Labs². Då kom Visma in i bilden.

– Vid den här tidpunkten växte koncernen snabbt. Den ekonomiska redovisningen hängde helt enkelt inte med i det höga tempot.
Det säger Louise Folvik. Hon arbetar som business controller på Labs², med huvudkontor i Lund.
– Labs² skapar tjänster för bredband. Bland våra lösningar finns kompletta system för TV, film och musik. Ett viktigt mål för oss är att bidra till ökad konkurrens och bättre tjänster inom bredband och telefoni.

Börsnoterad koncern
Labs² grundades av IT-visionären Jonas Birgersson 2001. Han är vd i koncernen, som består av ett tiotal bolag med sammanlagt omkring 50 anställda. Labs² Group AB är noterat på First North, vilket ställer höga krav på den ekonomiska redovisningen.
– De är mycket formalia kring den externa rapporteringen. Dessutom är kraven från revisorerna högre på börsnoterade bolag än på andra företag.
Så vad gjorde Labs² för att få den ekonomiska redovisningen att gå i takt med företagets snabba tillväxt?  Efter att ha undersökt marknaden bestämde sig koncernens finansdirektör för att samarbeta med Visma Services.
– När jag började här för ett år sedan blev en av mina viktigaste arbetsuppgifter att sköta kontakterna med Visma, säger Louise Folvik.
Med sig till Visma hade Labs² en lista med sex punkter över vad koncernen ville åstadkomma: ökad kontroll över ekonomin, eliminering av onödig pappershantering, högre kvalitet på redovisningen, genomtänkt struktur med tydliga rutiner, resultatrapportering varje månad samt bättre uppföljning och underlag.
– Lösningen blev att vi lade all bokföring på Visma, liksom betalningar och lönehantering. Arbetet sker i Visma Business.

Verkligt lyft
Louise Folvik ser stora fördelar med att Visma sköter koncernens ekonomitjänster.
– Labs² finns i Sverige och Norge. Och planer finns på att expandera ytterligare. Eftersom Visma arbetar i hela Norden kan vi ha samma samarbetspartner inom ekonomitjänster för hela koncernen.
En annan fördel är Vismas kunskaper inom ekonomifrågor.
– Ekonomi är ett snårigt område som omgärdas av många lagar och regler. Det är tidskrävande att hålla sig informerad om alla förändringar. Nu köper vi istället dessa ”kunskapsuppdateringar” av Visma.
Genom samarbetet med Visma har Labs² även fått tillgång till elektronisk fakturahantering via Visma Invoice Manager.
– Det var ett verkligt lyft för oss. Nu kommer rätt papper snabbt till rätt person. Alla fakturor i koncernen konteras på samma sätt, vilket skapar enhetlighet. Lägg därtill att det är betydligt enklare att söka och finna gamla fakturor i systemet – något som våra medarbetare uppskattar.

Lättsamt tonläge
Louise Folviks kontakter med Visma sker dels via en kundansvarig, dels genom två produktansvariga. En av dem ansvarar för redovisning. Den andra kontaktpersonen sköter lönefrågor.
– Jag har täta kontakter med Visma; i vissa perioder tätare än med kollegorna på Labs². Det är enkelt att nå företagets medarbetare och beskeden kommer snabbt.
Att tonläget är positivt och lättsamt underlättar också i de dagliga kontakterna.
Samarbetet med Visma är resultatet av en genomtänkt filosofi.
– Ledstjärnan inom Labs² är, och har alltid varit, att lägga energin på det som vi är riktigt bra på. Övriga tjänster lägger vi ut på proffs inom respektive område, säger Louise Folvik.