En kunnigare och mer intresserad organisation var bara en av fördelarna Taxi Stockholm fick när de bytte ekonomi- och administrationssystem. Vismas lösningar gav dessutom effektivare hantering och större kontroll.
– Rätt kontering gör det mycket lättare att följa upp med prognoser och se hur vi ligger till. Det känns väldigt positivt, säger Helena Jonsson, ekonomichef på Taxi Stockholm.
Hon har aldrig kört taxi men har självklart körkort
– ”som norrlänning har man det”. Taxi Stockholms ekonomichef Helena Jonsson är bördig från Foppaland, Örnsköldsvik.
På Taxi Stockholm har hon jobbat sedan 1995, först som ansvarig för det administrativa systemet och i sin nuvarande befattning från 2001. I lokalerna centralt i Vasastan i Stockholm är det full rulle trots att det är långt efter kontorstid.
– Vi har uppemot 800 besök per dag. Det är förare som kommer för en kaffepaus eller för att besöka vår butik med profilkläder, det är möten och utbildningar. Förra året anställde vi 420 förare och det krävdes väldigt många intervjuer till det.
I samband med att Taxi Stockholm skulle gå över från Mac till PC för tio år sedan passade man på att titta på olika ekonomisystem. Valet föll på Visma Business.
– Det kanske är lite för stort för oss. De moduler vi använder rör leverantörsreskontra och redovisning. De administrativa delarna har vi i ett annat system som kan hantera våra 50 000 dagliga transaktioner, taxikvitton och beställningar.
Förenklad struktur uppskattad
Senare gjordes en komplettering med ett system för elektronisk fakturahantering, så småningom utbytt till Visma Invoice Manager. Några på varje avdelning, totalt 35 personer, konterar upp sina kostnadsställen och sedan attesterar avdelningschefen.
– Fakturan kommer till ekonomiavdelningen, vi skannar in och sänder den för kontering och attest och så kommer den tillbaka till oss.
Effekten, säger Helena Jonsson, är att kunskapen spridits på avdelningarna tack vare kombinationen av Visma Invoice Manager och Actit Business, som kom till 2008 och är ett renodlat system för budgetering och prognostisering, rapport och analys.
– Det förenklar administrationen och vi får ett annat uppföljningsansvar på avdelningarna. Rätt kontering gör det mycket lättare att följa upp med prognoser och se hur vi ligger till. Det känns väldigt positivt. Just kopplingen mellan Visma Invoice Manager och Actit Business gör att man kan se fakturorna, som utgör kostnaden, på ett specifikt konto i en ekonomirapport elektroniskt. Förut kopierades ofta fakturorna. Nu kommer alla åt dem elektroniskt, eftersom de finns i systemet.
Den förenklade rapportstrukturen i Actit Business (en anpassning av Visma Business levererad av Vismapartnern Actit) är det som särskilt uppskattas.
– Vi lägger in olika processer, exempelvis prognoser och budget, och sedan kan vi med lätthet göra diverse jämförelser i rapportformat. Till det kan var och en skriva kommentarer. Hanteringen har effektiviserats ganska rejält sedan vi lade över våra processer i Actit Business. Systemen kompletterar varandra.
Rapportering en smal sak
Tidigare jobbade Taxi Stockholm i Excel, som var trögarbetat och tog mycket tid och energi. Excel-bladen skulle vara färdiga och inskickade innan de kunde prognostiseras. Nu kan alla mata in uppgifter vartefter de finns tillgängliga.
Ekonomiavdelningen jobbar numera med en ny och annan form av stöd mot användaren.
– Vi hjälper till att skapa nya former av rapporteringar, något vi inte hade möjlighet till tidigare. Det ökar trycket på avdelningarna att följa upp och ger också en eftersökt känsla av kontroll. I pipeline nu ligger att skapa avskrivningsprognoser. För att ta ett exempel.
– Vi ser potentialen i olika typer av rapporteringar. All information ligger i systemen så det borde vara en smal sak. Det skulle effektivisera vårt arbete ännu mer, säger Helena Jonsson.
Utmaning:
• Att komma ifrån den trögarbetade och resurskrävande ekonomihanteringen i Excel.
• Att slippa en manuell hantering som gav större risk för fel.
Lösning:
• Att själva styra arbetet med kombinationen Visma Invoice Manager och Actit Business, med Visma Business som grund.
Resultat:
• Utökad ekonomikunskap hos medarbetarna utanför ekonomiavdelningen, vilket i sin tur givit en kunnigare och mer intresserad organisation.
• Mer ansvar för medarbetarna och lättare att planera sin tid.
• Förenklad administration.
• Enklare rapporteringsverktyg.
• Ökad kontroll hos resultatansvariga.
• Möjlighet och tid att arbeta med nya uppgifter på ekonomiavdelningen.
Ladda ner Taxi Stockholms kundreferensblad här!