– Effektivitetsvinsten är den stora fördelen, säger Pernilla Fridolfsson, koncernredovisningschef på John Bauer Organization i Jönköping.
Alla organisationer är beroende av ett lätthanterligt och smidigt ekonomisystem. Under många år användes Visma SPCS i de enskilda bolagen inom koncernen John Bauer Organization, något som förändrades i ett slag när organisationen köptes upp och fem ekonomiavdelningar slogs samman till en.
– Uppköpet innebar att vi skulle hantera ungefär 50 000 fakturor, vilket är en stor mängd. Visma SPCS var bra fram till dess, men nu blev systemet helt enkelt för litet, menar Pernilla Fridolfsson, koncernredovisningschef. Att hitta rätt system blev en prioriterad fråga. Pernilla började tillsammans med ekonomichefen att snabbt undersöka marknaden.
– I mitten av januari 2009 hade vi sex alternativ. Vi sorterade snabbt bort hälften, och efter ytterligare gallring stod det mellan Visma och en konkurrent till dem. Till slut valde vi Visma och Visma Control eftersom det var lättare att integrera med vår befintliga IT-miljö och lösningen därmed skulle bli enhetlig. Dessutom var säljaren väldigt professionell och förstod våra behov.
Granskas digitalt
Visma Control vänder sig till större företag och organisationer och är ett system för verksamhetsstyrning och ekonomisk kontroll. Systemet är byggt för att ge organisationen verktyg och tjänster som ökar effektiviteten och gör relevant information tillgänglig för medarbetaren på alla nivåer. Systemet är ett anpassningsbart standardsystem som är byggt för att integreras med andra verksamhetssystem på ett effektivt sätt. Bland funktionerna finns anläggningsregister, beslutsstöd, budgetering, fakturering, inköpssystem och kundreskontra.
Som komplement till Visma Control implementerades även Visma Menu och Visma Invoice Manager, ett system för elektronisk fakturahantering.
Med Visma Invoice Manager kan alla fakturor skannas in eller tas mot elektroniskt och sedan distribueras i digital form via intranät eller internet. Fakturorna går ut till alla berörda samtidigt och kan granskas, attesteras, betalas och arkiveras helt digitalt. Visma Invoice Manager är dessutom integrerat med ekonomisystemet så att huvudbok och leverantörsreskontra uppdateras automatiskt under fakturabehandlingen.
Många funktioner och fördelar – men ändå en snabb implementering.
– Ja, vi bestämde oss i mars 2009 och gick i drift redan i början av juli. Det gick väldigt fort. Och vi gjorde allt på egen hand, med hjälp av en projektledare från Visma. Någon utomstående konsult behövdes inte.
Enkelt att komma igång
Hur har då resultatet blivit?
– Det har blivit precis som vi tänkt oss. Systemet är väldigt användarvänligt och gör att vi slipper manuell hantering av leverantörsfakturorna. Informationen samlas centralt och är lätthanterlig och lättillgänglig. Det krävdes inte mycket utbildning heller. Är man van vid att jobba med ekonomisystem är det här väldigt enkelt att komma igång med. Ekonomiarbetet har alltså förenklats, men resan är bara påbörjad. Fler Vismaprodukter är på gång att sjösättas hos John Bauer Organization.
– Vi ska komplettera med Visma Purchase Manager för att få bättre priskontroll och Visma Contract för att få större kontroll på avtalen, avslutar Pernilla Fridolfsson.
Utmaning
• Det gamla ekonomisystemet blev för litet när fem ekonomiavdelningar centraliserades.
Lösning
• Implementering av Visma Control tillsammans med Visma Menu och Visma Invoice Manager.
Resultat
• Mindre manuell hantering.
• Mer lättillgänglig information.
• Smidig rapportering.
• Stora tidsvinster.
Ladda ner John Bauer kundreferensblad här!