Visma Invoice Manager täcker alla steg i fakturahanteringen

ANKOMST
Leverantörsfakturor på papper skannas in och e-fakturor tas mot i Visma Invoice Manager. Ankomstbokning sker automatiskt i ekonomi systemet och samtidigt skapas konterings­förslag utifrån de inskannade uppgifterna om leverantör och referens.

Ett alternativ till att själv sköta inskanningen är att lägga ut denna uppgift på Visma eller annan extern leverantör och i stället erhålla alla fakturor elektroniskt direkt in i systemet.

I de fall man har ett inköpsordersystem möjliggör Visma Invoice Managers inköps­modul också manuell eller automatisk match­­­ning av fakturor mot inköpsorder. Vid auto­matisk matchning sker matchning mot mottag­na och godkända order med konterings­data varefter fakturan förs direkt till ekonomi­systemet.

SAKGRANSKNING
De inskannade fakturorna skickas vidare för leveransgranskning med förattest och inköps­kontroll. Det är lätt för användarna att granska och vid behov korrigera de registrerade värdena, som då stäms av automatiskt i systemet. Visma Invoice Manager möjliggör parallell handläggning, det vill säga att flera medarbetare samtidigt kan få en faktura för granskning.

ATTESTERING
Via e-post eller intranätet får den eller de som skall attestera ett meddelande om att en faktura har anlänt. Den som ska attestera använder sin digitala kod för att attestera fakturan. Genom att systemet är webbaserat kan granskning och attestering ske var man än befinner sig.

Det är möjligt för flera handläggare att attestera parallellt. Systemet ger också en möjlighet för "bunt-attestering", det vill säga attestering av flera fakturor på en gång.

Attestkontroller kan ske på fakturanivå med endast fakturabeloppskontroll eller utifrån konteringsnivå. I Visma Invoice Manager kan man definiera sitt elektroniska attest­reglemen­te med upp till nio konteringsbegrepp.

Automatiskt angivna tidsgränser, påminnelser via e-post och andra kontroller säkerställer att fakturor inte förfaller till betalning utan att vara attesterade.

UTANORDNING
När fakturan är attesterad och klar sker automatiskt en definitivbokning i ekonomi­systemet, som också ombesörjer att fakturan går till betalning. En elektronisk kopia av den attesterade fakturan arkiveras.

Man kan också använda funktionen utanord­ning av fakturor innan en faktura går till definitiv­bokning och betalning. Utanord­ningen kan även styras efter till exempel belopps­gränser, så att alla fakturor över ett visst belopp går för utanordning av till exempel ekonomiavdelningen, behörig chef eller motsvarande.

ARKIVERING & SÖKNING
En elektronisk kopia av varje faktura och medföljande dokument sparas av systemet i samband med ankomsten. Dessa dokument är digitalt sökbara både under handläggningen och efter betalningen. Det gör det till exempel lätt för handläggarna att vid sällan förekom­man­de fakturor gå tillbaka och se hur mot­svarande fakturor har konterats tidigare.