Att övergå till elektronisk fakturahantering med Visma Invoice Manager medför ökad produktivitet och lägre kostnader. Tiden för kontering, attestering och återsökning minskar genom att all nödvändig information finns direkt tillgänglig.
Arbetet förenklas genom praktiska funktioner såsom matchning av fakturor mot inköpsorder och automatisk hantering av återkommande fakturor. Förbättrad styrning av fakturaprocessen medför förkortade genomloppstider och att fakturor betalas korrekt och i tid, vilket gör att kostnaderna för räntefakturor minimeras och rabatter utnyttjas. Det är dessutom lätt att följa upp hur fakturaflödet över tiden med hjälp av systemets möjligheter att ta fram statistik och rapporter över fakturahändelser, ledtider med mera.
Ökad säkerhet genom inbyggda kontroller
Elektronisk fakturahantering med Visma Invoice Manager etablerar en enhetlig och tydlig process, som motsvarar såväl lagstiftningens krav som organisationens attestpolicy och interna regler. Varje användares rättigheter och behörighet definieras i systemet enligt organisationens interna regler.
Systemet har hela tiden kontroll på varje fakturas status och var i flödet den befinner sig. Det noterar vilka åtgärder som har vidtagits och vem som har vidtagit dem samt skickar vid behov automatiska påminnelser via e-post.
Användarvänligt och enkelt
Genom sitt webbaserade gränssnitt, som utnyttjar standardprodukter från Microsoft, är Visma Invoice Manager lätt att lära sig och att använda. Varje användare får efter inloggningen direkt åtkomst till fakturorna inom ramen för sin angivna behörighet. Man kan göra egna inställningar och spara dem i en personlig profil. Ett stort antal praktiska funktioner gör det lätt att granska och vid behov korrigera fakturorna samt matcha dem mot gjorda beställningar. Det går också att göra anteckningar genom "gula lappar", låsa enskilda fält och så vidare.
Resande personal kan snabbt attestera fakturor via Internet när de inte är på kontoret.
Visma Invoice Manager innebär också att medarbetarnas trivsel i arbetet ökar. Det är resultatet av att irriterande felkällor kan elimineras och enkla, tidskrävande rutinuppgifter ersättas med mer meningsfulla arbetsuppgifter.
Smidig integration med ekonomisystemet
Systemet är förberett för enkel integration med alla ekonomisystem och integrationer har utvecklats till de vanligast förekommande affärs- och ekonomisystemen. Det är också lätt att implementera och att anpassa till de specifika kraven hos såväl små och stora företag i olika branscher som offentliga verksamheter.
För skanning av fakturor kan olika typer av programvaror användas. Det går också att ta mot fakturor elektroniskt från en extern skanningoperatör. Fördelarna med att ta emot fakturor elektroniskt är att fakturaadministrationen blir effektivare och felkällorna färre eftersom ingen egen skanning, dataregistrering och tolkning behövs.
Visma Invoice Manager erbjuder möjligheten att importera fakturor i XML-format och stöder till exempel följande XML-format: Nordea Finvoice, Visma Spcs S-EDI 2.0 och Visma Invoice 1.0.
Snabb återbetalning på investeringen
Att införa elektronisk fakturahantering innebär stora kostnadsbesparingar även vid relativt små fakturamängder. Flödet snabbas upp samtidigt som den tid som läggs på arkivera och söka fakturor drastiskt minskar. Dessutom kan besparingar ske genom effektivt utnyttjande av kassarabatter, mer noggrann granskning av fakturorna samt eliminering av dröjsmålsfakturor och manuella fel.
Studier har visat att kostnaden för att manuellt handlägga en leverantörsfaktura varierar mellan 150 och 700 kronor i olika typer av verksamheter. Kostnadsbesparingarna vid elektronisk fakturahantering ligger erfarenhetsmässigt i storleksordningen 25-50% av den tidigare kostnaden och då inte som en engångsvinst utan som en årlig besparing. Investeringen i elektronisk fakturahantering med Visma Invoice Manager kan i de flesta fall räknas hem på mindre än ett år, ibland på bara några månader.