Därför behövs en effektiv avtalshantering

Emelie Lindfelt Effektivitetsexpert

– Att möjligöra spridning av avtalsinformation och få signaler om att avtal är på väg att löpa ut är som att sätta vingar på avtalspärmen i kassaskåpet, säger Emelie Lindfelt, expert på Avtalshantering.

För att utvärdera kvaliteten på leverantörerena har beställarna även en möjlighet att lägga in kommentarer, både positiva som negativa. Detta är värdefull information för våra kunder.

Varför behövs en elektronisk hantering av inköpsavtal?

Svaret på den frågan består av fyra huvudsakliga delar, säger Emelie Lindfeldt.

1. Lagra och strukturera avtal

– För det första skall det vara enkelt att lagra och administrera alla inköpsavtal med tillhörande bilagor på ett säkert sätt. Det går till exempel att strukturera avtalen och dess bilagor i två nivåer. Det är också möjligt att koppla avtalen mot speciella grupper eller användare i organisationen.

2. Exponera avtal till organisationen

– För det andra är det otroligt viktigt att kunna exponera avtalen till organisationen. Detta är grunden för att man ska kunna skapa besparingar genom att faktiskt köpa från rätt leverantör det vill säga din avtalsleverantör. Att sedan kunna koppla till kataloger till avtalen ger en möjlighet att även kunna lägga beställningar elektroniskt. Med andra ord ger detta möjlighet för medarbetarna att kunna köpa rätt produkt vid rätt tillfälle.

3. Kvalitet

– För att utvärdera kvaliteten på leverantörerena har beställarna även en möjlighet att på avtalsnivå lägga in kommentarer, både positiva som negativa. Detta är värdefull information för våra kunder inför kommande upphandlingar.

4. Påminnelser och notifieringar

– Slutligen så får man även via avtalshanteringen notifieringar och påminnelser när avtalen är på väg att förfalla och behöver omförhandlas. Det är nog många som tyvärr fått känna på vad det kostar om man missar en omförhandling och hamnar i en dyr automatisk förlängning av avtal, avslutar Emelie Lindfelt.

Läs mer om vad Visma kan erbjuda inom avtalshantering »